La comunicación interna puede convertirse en un gran apoyo para que todos tus empleados compartan los mismos objetivos. Además, si logras generar un sentido de pertenencia, mejorarás el clima laboral y la productividad, entre otros beneficios. Una opción útil es implementar un boletín interno de noticias.
Para promover la comunicación interna en la empresa, una opción atractiva es crear un boletín informativo, que puede presentarse como una newsletter. El boletín interno es un lugar clave para compartir información entre los medios dentro de las organizaciones. En ellos se encuentran la empresa y sus empleados, participando en una especie de diálogo institucional que los comunicadores manejan de forma regular. También es un método efectivo para motivar. Las secciones que rinden homenaje a los empleados más destacados o a los fundadores siempre son bien recibidas. Sus características lo hacen una de las herramientas más empleadas en los entornos laborales y tiene buena aceptación en las organizaciones y empresas. No obstante, como sabemos, la comunicación no se trata solo de transmitir mensajes, informar y comunicar.
Elaborar un boletín interno y afirmar que estamos cumpliendo porque nuestro mensaje llega a las audiencias es, en el mejor de los casos, conformarse con un trabajo incompleto. Esta perspectiva se fortalece al considerar el contexto tecnológico actual, donde los empleados tienen acceso a diversos medios y redes sociales, incluso pueden establecer sus propios canales de comunicación en la empresa. Así, el boletín se convierte en un espacio para construir juntos y fomentar el diálogo. Es fundamental centrar a las personas en la comunicación, usando esta herramienta como un enlace entre la organización y sus trabajadores, equilibrando las necesidades informativas de ambos lados, para generar un mínimo interés y conexión con el contenido.
Paso 1: Determinar objetivos clave del boletín interno
¿Qué buscamos lograr con el boletín? Claro, es un medio para compartir información oficial sobre lo que sucede en nuestras organizaciones. Sin embargo, también nos ayudará a fomentar la colaboración entre distintas áreas, reforzar la identidad corporativa, comunicar nuestros objetivos, y promover los valores y la cultura de la organización en general. Los contenidos deben ser verídicos y precisos, para que se considere una fuente confiable y formal.
Paso 2: Efectuar un diagnóstico y evaluación del boletín interno (en caso de ya contar con uno)
¿Dónde comenzar? Esto depende de si ya existe un boletín interno o si vamos a crear uno desde el principio. Si es el primer caso, recomendaría realizar un pequeño diagnóstico entre los empleados, que nos ayude a identificar los aspectos positivos y negativos de la herramienta. ¿Cuántos lo leen? ¿Qué secciones son sus favoritas? ¿Es una fuente confiable de información? ¿Qué aspectos no les agradan? ¿Se sienten involucrados o representados? ¿Qué sugerencias tendrían sobre el formato y el contenido?
Paso 3: La creación de un boletín desde cero
Si comenzamos desde cero, realizar una encuesta que incluya las perspectivas de los empleados y sus necesidades informativas es un excelente punto de partida. Es fundamental que los comunicadores tengan un amplio conocimiento sobre la organización en la que laboran: su cultura, sus pautas y procesos, sus canales de comunicación formales e informales, así como sus portavoces y líderes. Todo esto impactará en aspectos como el estilo, la inmediatez y la calidad de la información. La credibilidad de la comunicación depende de nuestra administración.
Pautas fundamentales para el boletín interno
El siguiente paso es redactar un proyecto que establezca las pautas fundamentales del boletín interno, ahora que se han definido las ideas principales. Estas pautas deben asegurar que el boletín sea coherente, efectivo y alineado con los objetivos de la organización.
Una decisión clave es la frecuencia, que puede ser semanal, quincenal o mensual, dependiendo de la cantidad de contenido disponible. Mantener una regularidad es importante para que los empleados valoren el boletín como fuente constante de información.
En cuanto al contenido, es esencial incluir secciones como noticias de la empresa, eventos, logros destacados, entrevistas y novedades en proyectos, balanceando información corporativa con temas de interés para los empleados, como bienestar y oportunidades de capacitación.
La estructura debe ser clara y dividida en secciones que faciliten la navegación, empezando con un mensaje del liderazgo y terminando con reconocimientos a empleados.
El diseño es crucial. Lo ideal es contar con un profesional gráfico, pero si no es posible, se pueden usar plataformas con plantillas prediseñadas que se ajusten a las necesidades de la organización.
Es vital fomentar la interacción. Incluir secciones donde los empleados puedan enviar sugerencias o compartir logros fomenta el sentido de comunidad y convierte al boletín en una herramienta de diálogo.
Además, el boletín debe estar optimizado para dispositivos móviles, ya que muchos empleados consultan el contenido desde sus teléfonos. También es importante implementar herramientas para medir el impacto del boletín, como el porcentaje de apertura y clics, para ajustar y mejorar el contenido.
Por último, el boletín no debe ser estático. Es esencial revisarlo y ajustarlo regularmente en función del feedback y los cambios en la organización. Esto garantizará que siga siendo relevante y efectivo.
Belén Stettler, oriunda de Río Gallegos, Santa Cruz, Argentina, cuenta con 35 años y es Licenciada en Ciencias de la Comunicación Social por la Universidad de Buenos Aires (UBA). A lo largo de sus 13 años de trayectoria en comunicación política, ha trabajado como consultora en Buenos Aires, especializándose en estrategia, investigación y comunicación directa. Ha dirigido equipos de comunicación en diversas campañas. Su experiencia incluye roles importantes en la Obra Social del Personal de Seguridad Pública de Buenos Aires, la Vicejefatura de Gobierno de Buenos Aires, Claves Creativas, Ford Argentina y AkzoNobel, iniciando su carrera en Grupo Suessa Organización Empresaria.
