Gestión del Cambio: Impactos y Desafíos en la Implementación de Proyectos

Al discutir sobre proyectos de cambio (tecnología, calidad, procesos, fusiones, valores, estructura e identidad, etc.), es crucial considerar los efectos en los involucrados. La clave para superar las diferencias es dirigir la transición del presente al futuro deseado 

El cambio ha sido una realidad constante para la humanidad desde hace siglos, como mencionó Heráclito. Sin embargo, lo que el antiguo filósofo no pudo prever es lo rápido que estos cambios ocurren hoy en día. La tecnología avanza a un ritmo vertiginoso, haciendo que cada innovación quede rápidamente obsoleta. 

En este escenario, el ámbito laboral se enfrenta a la necesidad de adaptarse a nuevas tecnologías y maneras de trabajar. Para lograrlo con éxito, la gestión del cambio juega un papel fundamental.

Gestión del cambio: qué es 

El objetivo de la gestión del cambio es ayudar a que los cambios sean exitosos al trabajar con las personas para que acepten y se adapten a ellos. La transformación digital ha transformado la cultura empresarial y es fundamental para enfrentar cambios rápidos y significativos, como cambios tecnológicos, en el modelo de negocio, organizativos y de procesos.

La trascendencia de la gestión del cambio organizacional 

Las consecuencias de las transformaciones impactan siempre en las personas que son el recurso más valioso de las empresas. Por esta razón, es fundamental contar con su colaboración. Por lo general, las personas no suelen recibir bien los cambios, ya que les generan inseguridad. Ser capaz de adaptarse y manejar los cambios es considerado un signo de liderazgo profesional por muchas consultoras de recursos humanos. En la actualidad, se espera que los líderes actúen como impulsores del cambio.

Aquellas personas que reconocen la importancia de cambiar la forma en que opera una empresa muestran un mayor compromiso con la organización y su progreso. Asimismo, demuestran su capacidad para enfrentar desafíos nuevos y desarrollar confianza en sí mismos. A nivel de la empresa, es fundamental construir confianza en los líderes, mantener una comunicación regular y crear un ambiente en el que los compañeros sean una influencia positiva.

Además, es crucial manejar adecuadamente los sentimientos de oposición al cambio para evitar efectos negativos en los empleados, como la frustración y el estrés, y en las organizaciones, como la disminución de la productividad o un ambiente laboral negativo. Según la consultora internacional de recursos humanos Robert Half, es imprescindible que las empresas comprendan la importancia de gestionar el cambio para minimizar su impacto en los empleados.

La habilidad de las organizaciones para adaptarse a cambios afecta directamente su capacidad de implementar nuevos procesos o sistemas. Por lo tanto, la gestión del cambio agiliza las transformaciones, lo que se convierte en una característica distintiva de la empresa a largo plazo. Además, ayuda a prevenir inconvenientes que podrían impactar la eficiencia económica, fomenta las relaciones internas y refuerza el sentido de pertenencia de los empleados.

¿Cuáles son los puntos fundamentales para adaptarse a los cambios?

• Generar un sentimiento de urgencia. Hacer que todos en la empresa consideren el cambio como algo necesario. Una forma de lograrlo podría ser presentar el cambio como una chance de mejora económica.
• Organizar un grupo Identificar distintos guías dentro de la compañía con el fin de formar una unión. La meta es unir a individuos con una perspectiva en común para que participen en el cambio.
• Es esencial establecer una guía clara para disminuir la resistencia en la organización. Esta guía debe ser sencilla de comunicar, comprender y recordar.

• Para asegurar una comunicación efectiva, es necesario compartir la hoja de ruta de manera consistente. Es crucial abordar sinceramente cualquier pregunta o preocupación que surja entre los integrantes de la organización.

• Cuando la mayoría esté a favor del cambio, es importante identificar y superar cualquier obstáculo que pueda surgir a nivel organizacional para implementarlo con éxito.
• Para mantener la motivación durante el proceso de cambio, es importante fijarse metas a corto plazo que muestren avances. Aunque el cambio puede llevar tiempo y presentar obstáculos, asegurar triunfos a corto plazo puede ser clave para mantenernos motivados.
• Edificar sobre el cambio implica ajustar la hoja de ruta a medida que avanzamos, evitando que pequeños logros parezcan el final y que los tropiezos generen desánimo.
• Estabilizar el cambio en la empresa, manteniéndolo parte de su cultura una vez que se haya logrado, para que futuras transformaciones sean percibidas como mejoras continuas.

Efectos en las personas

 Analice detenidamente el diseño inicial, el plan aprobado o el proyecto validado. Además, comprenda a fondo los procesos involucrados y converse con los responsables de la transición. ¿Qué necesita investigar? Cómo influirán en las personas los objetivos, actividades y tareas planificadas. Si es necesario, dialogue con los interesados. En estos impactos, podría encontrar necesidades de habilidades técnicas y personales, falta de claridad en los propósitos, cambios en responsabilidades, adaptaciones en la estructura, modificaciones en el entorno laboral y posibles resistencias al proyecto, entre otros escenarios.

Identificación de los desafíos de cambio

Después de identificar cómo afecta a las personas, determine el estado presente de cada aspecto y cómo debería ser para hacer el cambio más fácil. Al reconocer las diferencias (estado actual vs estado ideal), podrá sugerir las medidas precisas para reducir los riesgos. Estos pasos se incluirán en su plan de cambio o en una tabla de diferencias.

De acuerdo con la transformación que se está llevando a cabo, es importante identificar las necesidades de capacitación específicas que puedan surgir para el equipo. Si falta comprensión sobre el proyecto por parte de un stakeholder clave, se debe implementar una estrategia de comunicación interna dirigida a esa persona o grupo.