El manual del empleado es una herramienta valiosa que permite a tu empresa transmitir sus políticas, cultura, normas y otra información a sus trabajadores. Usar este documento es esencial no solo para comunicar tu cultura organizacional, sino también para cumplir con varios requisitos legales, como proporcionar información regulatoria, normas, códigos de conducta y detalles sobre la contratación. La forma en que redactes y estructures el manual influirá en cómo tus empleados lo leen y asimilan la información. Por eso, en este artículo te ofreceremos sugerencias para la redacción y el diseño del manual del empleado, con el fin de asegurarte de que tus trabajadores lo lean.
Puedes utilizar el manual del empleado para transmitir información a trabajadores nuevos y antiguos, asegurándote de mantenerlo al día. Se sugiere realizar al menos una actualización cada año. Generalmente, los manuales del empleado incluyen una breve descripción de la empresa, detalles sobre la contratación y políticas, códigos de conducta, información sobre el proceso de pago y una descripción de cada beneficio, entre otros temas. Algunas compañías, como Facebook, han creado manuales que facilitan la lectura y ayudan a que los empleados se sientan más parte de la empresa, aunque existen otros ejemplos creativos.
La importancia de mantener el manual actualizado
Un manual del empleado es un documento que reúne información importante que se proporciona a los trabajadores al comenzar en una empresa. Contiene aspectos esenciales sobre las políticas de la empresa, diversos procedimientos y los valores de la organización. Este manual sirve para dar la bienvenida a los nuevos empleados y para orientarlos sobre la cultura y los objetivos de la empresa. También puede incluir datos sobre el equipo de trabajo, los diferentes puestos y sus responsabilidades. Involucrar a los nuevos empleados desde el inicio ayuda a crear un sentido de pertenencia y compromiso con la empresa. El manual del empleado puede ser un excelente recurso a incluir en tu programa de integración, que se realiza en el Departamento de Recursos Humanos. Es fundamental cuidar la experiencia de los trabajadores desde el inicio hasta el final de su tiempo en la empresa, ya que esto puede aumentar la motivación, mejorar la comunicación interna y fortalecer el compromiso con la organización. Además, los empleados también pueden ser tus clientes. El manual del empleado debe estar siempre disponible para todos los trabajadores, tanto nuevos como antiguos, porque proporciona información clave sobre la relación laboral, las normas de trabajo y detalles importantes, como las políticas de la empresa que pueden ser necesarias durante su trayectoria profesional en la organización.
Información fundamental para incluir en el manual del empleado
¿Qué incluye el manual del empleado? El manual del empleado varía en cada empresa y puede ser tan innovador como desees. No obstante, hay ciertos elementos fundamentales que generalmente se abordan, tales como:
Descripción breve de la empresa: puedes contar la historia de la organización, presentar al equipo y su estructura jerárquica, así como compartir la visión, misión y valores de la empresa.
Contratación: es esencial resaltar los puntos más importantes del contrato firmado por el empleado. Asimismo, si existen, deberías explicar los aspectos de confidencialidad que incluye dicho contrato.
Políticas de la empresa: incluye las normas sobre ausencias, salud y seguridad, protección de datos, así como políticas contra la violencia en el lugar de trabajo o la discriminación.
Proceso de pagos: explica cómo se manejan los pagos a tus empleados y proporciona información sobre posibles bonificaciones o incentivos que sean importantes.
Beneficios: detalla los beneficios que ofrece tu empresa a los empleados. El manual del empleado es un buen lugar para describir cada beneficio y resaltar los aspectos positivos que motivarán a tus empleados a permanecer a largo plazo.
Códigos de conducta: es esencial aclarar las acciones que se tomarán ante problemas de comportamiento en tu empresa. También puedes mencionar los códigos de vestimenta y las reglas sobre el uso de dispositivos, si existen.
Cultura empresarial: comparte los valores y la cultura de la organización, proporcionando ejemplos de situaciones reales que han ocurrido en tu empresa para ilustrar cómo se aplican los valores en el equipo de trabajo, enfocándote en el cuidado y la atención hacia tus empleados.
Diferencias entre un manual de empleado, de procedimientos y un Código de Ética
El manual del empleado es un documento de la empresa que proporciona información sobre la cultura, las políticas, los beneficios para los empleados y otros datos importantes sobre tu organización. Aunque no es un requisito tener este documento, es muy útil para los empleados, ya sean nuevos o con experiencia, ya que promueve la claridad y la comunicación.
Sin embargo, un manual de procedimientos es un documento que describe de manera detallada cómo se controlan y llevan a cabo las actividades diarias que deben realizar los empleados. Este documento proporciona información sobre las diversas operaciones que se realizan en cada puesto dentro de la empresa, quiénes son las personas responsables de estas actividades y cómo se organiza la jerarquía en el trabajo.
Por último, el código de ética de una empresa es el documento que describe las acciones que un empleado no debe llevar a cabo. Además, el empleado puede revisar su contrato y consultar las políticas de la empresa para informarse sobre las reglas de confidencialidad, laborales, de seguridad, entre otras.
Belén Stettler, oriunda de Río Gallegos, Santa Cruz, Argentina, cuenta con 35 años y es Licenciada en Ciencias de la Comunicación Social por la Universidad de Buenos Aires (UBA). A lo largo de sus 13 años de trayectoria en comunicación política, ha trabajado como consultora en Buenos Aires, especializándose en estrategia, investigación y comunicación directa. Ha dirigido equipos de comunicación en diversas campañas. Su experiencia incluye roles importantes en la Obra Social del Personal de Seguridad Pública de Buenos Aires, la Vicejefatura de Gobierno de Buenos Aires, Claves Creativas, Ford Argentina y AkzoNobel, iniciando su carrera en Grupo Suessa Organización Empresaria.
