En las empresas, muchas veces debemos lidiar con mensajes de otros compañeros o de clientes que pueden resultar groseros u ofensivos. En estas circunstancias es fundamental aplicar toda nuestra inteligencia emocional para salir airosos de la situación, y en caso de que la situación persista o sea de gravedad, reportarlo con los líderes correspondientes.
Es posible que no cause asombro el impacto que pueden tener en nuestra salud mental los correos electrónicos desagradables.Un estudio de un investigador de la Universidad de Illinois Chicago reveló que los emails ofensivos tienen un impacto negativo en nuestra calidad de sueño, disminuyen la efectividad laboral y nos causan emociones desfavorables al comenzar la jornada.
Si es un mensaje que agrede tu dignidad o te descalifica, es importante que lo guardes e inmediatamente comuniques a tus superiores.
Si el reproche es por una equivocación grave que puede representar un gasto significativo, puede tratarse de una situación de emergencia. Sin embargo, es vital no reaccionar de forma violenta, especialmente si se recibe un correo electrónico inapropiado.
8 tips para responder apropiadamente a un mensaje laboral que consideras agresivo
Aunque sea una justificación válida, recibir un correo electrónico que carece de respeto puede ser traumático sin importar la situación. Es capaz de producir una gran aflicción y lo normal es responder rápidamente para intentar solucionarlo.
- Tómate unos instantes para respirar. Solo tienes que contestar un correo, no hacer una llamada telefónica. Estudios han probado que distanciarse mentalmente de los correos de demanda, aún que sea brevemente, puede ayudar al receptor a sentir menos presión.
- Después de reflexionar sobre el correo que recibiste, es importante que hagas una evaluación honesta de tus sentimientos antes de volver a leerlo. Algunas personas escriben correos llenos de insultos y acusaciones, los cuales suelen tener un tono bastante evidente -sobre todo cuando se escriben en mayúsculas.
Si piensas que el mensaje suena un poco grosero o agresivo, vuelve a leerlo antes de responder. Si aún no estás seguro, podrías pedirle a alguien más que lo revise para obtener una segunda opinión equilibrada. El objetivo es establecer una comunicación abierta en la cual seas capaz de averiguar con certeza el tono correcto de la conversación.
Ocasionalmente resulta complicado percibir el tono de un correo electrónico, lo que puede llevar a que palabras generalmente inofensivas parezcan hirientes. Si el tono utilizado contiene demasiada agresividad pasiva, podrás contrarrestarlo respondiendo de manera franca y efectiva.
- En ocasiones, puedes encontrarte con correos electrónicos inesperados y ofensivos. O tal vez tú mismo has cometido un error y alguien te está enviando un mensaje desagradable al respecto. Sin embargo, ninguna de estas situaciones justifica la agresión en los correos electrónicos que recibimos. Si recibes un correo sin justificación y cuentas con los recibos que demuestran el error, piensa en enviarlos para respaldar tu caso.
- Conserva una actitud proactiva y controla tu temperamento. Evita responder de manera irrespetuosa ante la palabra ofensiva. Mantén siempre la mente enfocada en buscar soluciones prácticas mientras te adaptas al problema en tu camino.
- Deles un toque profesional a esos correos electrónicos. En la era digital, es como si dieras una sonrisa o un gesto educado en respuesta a un mensaje indiscreto del mundo online.
- Asegúrate de protegerte al responder. Incluye a alguien de confianza en copia oculta para que esté al tanto de lo que sucede. El destinatario de CCO puede ser tu superior, un colega o cualquier otra persona pertinente al tema abordado en el correo electrónico.
- Para ordenar tus pensamientos, puedes jugar con la idea de desahogarte internamente o en una hoja de papel (solo en privado). Este consejo quizá parezca trivial, sin embargo, ten cuidado al expresarte. Evita enviar un mensaje “en broma” por correo electrónico, ya que de esa forma empiezan los problemas laborales.
- Si el correo electrónico que recibes es completamente inapropiado, hay otras formas de lidiar con la situación que no implican responder directamente. En lugar de ello, considera imprimir una o varias copias del mensaje para guardar como evidencia y mostrar a alguien en Recursos Humanos o a tu supervisor para recibir ayuda. Insultos, lenguaje indebido y ataques personales no se toleran en el lugar de trabajo, y debes tomar medidas para cuidar tus límites personales y laborales.
En caso que sean tus jefes quienes te lo hayan enviado, cuestionate el por qué continuar en una empresa que no cuida la salud mental de sus empleados.
Existen ocasiones en las que nuestra situación personal no nos permite renunciar o conseguir inmediatamente otro trabajo. SI el mensaje es de un jefe o cliente externo importante, puedes seguir estas sugerencias para contestarle:
- Mantén un enfoque profesional y trabaja para encontrar soluciones prácticas al problema que te esta manifestando. Identificá cuál es el contenido importante del mensaje, y respondé únicamente a eso.
- A pesar del enojo que puedas sentir, trata de mantener todo en tu mente y busca qué opciones tenes para salir pronto de esa situación.
Belén Stettler, oriunda de Río Gallegos, Santa Cruz, Argentina, cuenta con 35 años y es Licenciada en Ciencias de la Comunicación Social por la Universidad de Buenos Aires (UBA). A lo largo de sus 13 años de trayectoria en comunicación política, ha trabajado como consultora en Buenos Aires, especializándose en estrategia, investigación y comunicación directa. Ha dirigido equipos de comunicación en diversas campañas. Su experiencia incluye roles importantes en la Obra Social del Personal de Seguridad Pública de Buenos Aires, la Vicejefatura de Gobierno de Buenos Aires, Claves Creativas, Ford Argentina y AkzoNobel, iniciando su carrera en Grupo Suessa Organización Empresaria.
