En el dinámico entorno laboral actual, las reuniones virtuales se han convertido en una herramienta esencial para mantener a los equipos conectados y alineados. Sin embargo, a menudo pueden resultar monótonas y poco efectivas si no se gestionan adecuadamente.
Para los profesionales encargados de la comunicación interna de una empresa, es crucial encontrar estrategias que no solo aumenten el compromiso de los participantes, sino que también maximicen el impacto de cada reunión.
Con el crecimiento rápido de la colaboración en línea, aparece la urgente demanda de tener habilidades para dirigir reuniones virtuales. A medida que más empresas optan por reuniones a través de internet, las ventajas y desafíos de estas sesiones remotas se vuelven más claros.
En este artículo, compartimos cinco consejos clave para transformar tus reuniones virtuales en experiencias productivas y energizantes. Desde la planificación previa hasta el seguimiento post-reunión, descubrirás cómo potenciar la participación y lograr resultados tangibles que beneficien a toda la organización.
Crear energía y compromiso durante la reunión
Para incentivar la participación en una reunión virtual, es crucial tener diferentes formas de involucrar a los participantes, usarlas frecuentemente y cambiar entre ellas. Es esencial considerar que la atención en un entorno virtual suele durar aproximadamente 10 minutos, luego las personas se distraen con otras actividades dentro de la computadora.
Claro, las formas en las que fomente la participación variarán dependiendo de la plataforma, pero las más usuales incluyen: levantar la mano, chat, encuestas, salas de discusión, documentos compartidos, pizarras y tiempo para pensar solo. Recuerda que es importante usar alguna de estas aproximadamente cada 10 minutos para mantener a la audiencia comprometida.
Es importante que todos participen desde el inicio de la reunión, ya que eso mantiene a todos comprometidos y con interés. Puede ser algo simple, como saludar en el chat o responder a una pregunta que responda sobre la importancia de la reunión.
Planificar la reunión
Es esencial preparar a los asistentes para que las reuniones sean interesantes y efectivas. Lo principal es establecer los objetivos y criterios de éxito, luego ajustar a los participantes, plataforma, proceso y funciones durante la reunión.
Al planificar adecuadamente la reunión, se incrementan las posibilidades de aprovechar eficazmente el tiempo de los participantes y lograr el propósito de la reunión.
Pensar los pequeños detalles
Durante las reuniones virtuales, la energía a menudo no es muy alta, pero utilizando simples técnicas, puedes mejorarla. Puedes elevar la energía saludando a los participantes mientras ingresan a la sala, demostrándoles que los reconoces desde el principio para superar la separación física.
Recordar dejar espacio para pausas durante las reuniones virtuales es clave. Permitir que los participantes se tomen un descanso y recarguen energías con café es fundamental para mantener la atención y evitar el agotamiento mental.
Por lo general, es importante tomarse pausas de siete minutos después de cada 45 minutos de reunión.
Establecer claridad
Dada la separación física, la sala en línea puede volverse tranquila, sin interacción. Por eso, la función del moderador es esencial: deben encargarse de liderar la junta y fomentar la participación al dirigir a los participantes de manera activa y eficaz.
Es importante que las diapositivas y las instrucciones sean concisas y fáciles de entender. Recuerda agregar las preguntas importantes en las diapositivas y asegúrate de incluir tiempo para que se reflexione, ya sea individualmente o en grupo en las áreas comunes.
Mantente actualizado con la tecnología más reciente.
Para lograr que tus reuniones en línea sean interesantes y efectivas, es esencial entender cómo usar la tecnología adecuadamente. Como organizador, es necesario tener acceso a una buena cámara, audífonos y pantalla para facilitar la comunicación durante la reunión.
Sugerimos usar dos pantallas para mostrar diapositivas y ver a los demás en la reunión. El uso de la cámara web mientras se observan a los demás contribuye significativamente a la participación y atención. Toma en cuenta cómo te ves en la cámara web, una buena iluminación y un fondo ordenado son importantes para comunicar el mensaje correctamente.
Finalmente, como moderador, también es importante que asistas a los participantes en el manejo de la tecnología. Antes de la reunión, puedes recordarles que es necesario contar con una webcam, buscar un lugar tranquilo y familiarizarse con el software a utilizar. O incluso puedes proporcionarles un tutorial en caso de que lo necesiten.
Al comienzo de la reunión, puedes ofrecer a las participantes instrucciones breves para asegurarse explicarles cómo funciona la plataforma y sus herramientas si no están familiarizados.
Implementar estos cinco consejos te ayudará a transformar tus reuniones virtuales en sesiones dinámicas y productivas. Al aumentar el compromiso y el impacto, no solo mejorarás la comunicación interna, sino que también impulsarás la eficiencia y el éxito de tu equipo. ¡Empieza hoy y nota la diferencia en el equipo que trabajas!
Belén Stettler, oriunda de Río Gallegos, Santa Cruz, Argentina, cuenta con 35 años y es Licenciada en Ciencias de la Comunicación Social por la Universidad de Buenos Aires (UBA). A lo largo de sus 13 años de trayectoria en comunicación política, ha trabajado como consultora en Buenos Aires, especializándose en estrategia, investigación y comunicación directa. Ha dirigido equipos de comunicación en diversas campañas. Su experiencia incluye roles importantes en la Obra Social del Personal de Seguridad Pública de Buenos Aires, la Vicejefatura de Gobierno de Buenos Aires, Claves Creativas, Ford Argentina y AkzoNobel, iniciando su carrera en Grupo Suessa Organización Empresaria.