Gestión efectiva de la comunicación empresarial: creando tu plan organizacional

Cuando una organización tiene problemas evidentes en su comunicación interna, esto también afecta negativamente la experiencia del cliente. Si el consumidor detecta este tipo de fisuras, será difícil que se comprometa con la marca. De hecho, existen estudios que demuestran que una excelente comunicación interna puede aumentar un 40% la satisfacción del cliente.

Además, las compañías con una comunicación interna muy efectiva tienen un 47% más de ganancias. Si te interesa aprender más sobre el Plan de Comunicación Organizacional y su función en la empresa, continúa leyendo este artículo. Aquí también te explicaremos cómo ponerlo en práctica.

Concepto clave: la comunicación organizacional

La comunicación organizacional se refiere al proceso de compartir información y significados entre los miembros de una organización. Esto implica un intercambio de mensajes entre emisores y receptores, donde los roles pueden variar. Además, factores como el canal, el código, el contexto, el ruido y la retroalimentación desempeñan un papel importante en este proceso.

La comunicación es fundamental para el crecimiento y prosperidad de cualquier organización, ya sea un hogar, una escuela o una empresa. Independientemente del tamaño de tu negocio, una comunicación efectiva te ayudará a lograr tus metas. Dependiendo del destinatario del mensaje, la comunicación empresarial, también llamada comunicación corporativa, se divide en dos tipos: Institucional y Organizacional.

La comunicación institucional tiene como principal destinatario al cliente externo. El objetivo fundamental es motivar al consumidor para que compre y se mantenga leal a la marca. La comunicación interna, también conocida como comunicación organizacional, se refiere al proceso de intercambio de información que se lleva a cabo a nivel interno y que contribuye al logro de los objetivos de la empresa.

La importancia del Plan de Comunicación Organizacional

Aunque la espontaneidad es un rasgo saludable en la comunicación, no todo se puede dejar al azar. Esto es especialmente cierto en las empresas, donde convergen diversos procesos y personas. Dado que la comunicación es fundamental para el negocio, incluso internamente, las organizaciones deben contar con un Plan de Comunicación Organizacional. Este plan definirá los flujos de comunicación de la empresa, permitiendo que los colaboradores sepan qué se espera de ellos, cuándo y cómo.

Este documento sirve como una guía para los miembros de la organización. El objetivo principal de este plan es alinear los objetivos y valores de la empresa con las metas individuales y grupales.

La construcción del plan de comunicación organizacional

El plan de comunicación organizacional debe diseñarse de manera conjunta y acordada. Involucrar a los empleados en el proceso es una forma de reconocimiento que conduce al compromiso, si se maneja adecuadamente. Por lo tanto, cada uno de los siguientes pasos debe contar con la participación activa de los empleados. Los pasos propuestos para construir un plan de comunicación organizacional óptimo son:

• Análisis de la situación actual: Es un paso fundamental antes de definir las estrategias de comunicación que se adoptarán. Consiste en describir con la mayor precisión posible el estado de las actividades de comunicación en la organización. Para realizar esta evaluación, se pueden utilizar herramientas como la matriz DAFO. Otra opción es contratar consultores externos para realizar una auditoría del proceso de comunicación interna. 

• Establecimiento de objetivos: Una vez que se tiene el panorama comunicacional, se deben establecer los objetivos. Estos deben estar alineados con las metas de la empresa. Debe quedar claro hacia dónde se dirige la organización y cómo lo hará. Es un ejercicio que combina la visión y los valores compartidos.

• Evaluar la situación actual: Es un paso crucial antes de establecer las estrategias de comunicación a seguir. Esta etapa consiste en determinar con la mayor precisión el estado actual de las actividades comunicativas dentro de la organización. Para llevar a cabo esta evaluación, se pueden emplear herramientas como la matriz DAFO. Otra opción es contratar a consultores externos para realizar una auditoría del proceso de comunicación interna.

• Establecimiento de metas: Con la fotografía de comunicación ya disponible, es necesario determinar los objetivos. Estos deben estar alineados con los objetivos de la empresa. Debe quedar clara la dirección y el enfoque de la organización. Es un ejercicio que combina la visión y los valores compartidos.

• Planificación de acciones individuales y grupales: En esta etapa, cada empleado y equipo debe conocer previamente su tarea y cómo contribuirán al logro de los objetivos. Los plazos, criterios de medición e indicadores de desempeño deben establecerse de manera consensuada, para promover el desarrollo integral de los colaboradores.

•  Implementación y evaluación del Plan: Tener un excelente plan es importante, pero es crucial ponerlo en práctica. Una vez diseñado el Plan de Comunicación Organizacional, el siguiente paso es aplicarlo. Es fundamental que los colaboradores perciban que el Plan se está ejecutando y que cada uno tiene un papel por el que será evaluado de manera equilibrada y justa.
• Adaptación de medidas y metas: El Plan no es una herramienta fija e inflexible. Se ajusta a la realidad de la empresa y del mercado. No se debe tener miedo de hacer cambios en la planificación inicial. Cada vez que se detecte un problema, es fundamental llevar a cabo una corrección oportuna y eficaz. Estructura del plan de comunicación empresarial.