Los canales de comunicación interna que no pueden faltar en tu organización

Los canales de comunicación interna son los cimientos sobre los que se erige la comunicación dentro de la empresa. Estos canales, ya sean formales (como una reunión periódica) o informales (como la charla en la máquina del café), son los conductos a través de los cuales fluye la información en la organización. De hecho, una de las principales estrategias que puede adoptar la dirección para mejorar la comunicación interna es implementar nuevos canales o fortalecer los ya existentes. En este artículos examinaremos cuáles son los principales canales de comunicación con los que deberías contar.

Los canales clave para una comunicación interna efectiva

Los métodos para compartir información dentro de la organización se transforman a la par que surgen nuevas herramientas tecnológicas o condiciones como el trabajo remoto. En la actualidad, los canales más comunes son: Correo electrónico, utilizado ampliamente tanto para comunicación vertical como horizontal; Reuniones; CRM; Eventos sociales; Chats internos; y Buzones de sugerencias. Normalmente, se emplea para informar sobre asuntos y también administrar actividades, aunque varias de estas últimas deberían realizarse en un administrador de tareas o un CRM.

• Los encuentros grupales son un método común de comunicación laboral, pero pueden consumir mucho tiempo. Un estudio revela que el 66% de la jornada del empleado promedio se destina a reuniones, correos electrónicos y llamadas telefónicas. Las sesiones de trabajo son eficaces para transmitir información de arriba hacia abajo y entre compañeros, pero no siempre funcionan bien para la comunicación ascendente.

• El CRM, un valioso canal para la comunicación interna

El CRM se ha convertido en uno de los medios más importantes para la comunicación dentro de la empresa. Reemplazando y evolucionando a las intranets, el CRM se ha erigido como el lugar ideal para centralizar todas las comunicaciones de la organización. Desde la información sobre clientes y socios, pasando por la gestión y organización de proyectos, hasta las agendas de los equipos y otras áreas clave. Para que este canal sea verdaderamente efectivo, debe adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa. 

• Las reuniones sociales en línea se han convertido en algo fundamental, especialmente ahora que el trabajo remoto se ha vuelto habitual debido a la pandemia. Estos encuentros virtuales pueden suplir las charlas informales de la oficina. Para que estos eventos en línea sean exitosos, deben cumplir con lo siguiente: Participación voluntaria, no obligatoria. Realizarse durante el horario laboral. Ser entretenidos y divertidos. Tener un objetivo definido y claro.

• Chats internos. En entornos de oficina y de teletrabajo, los canales de chat internos son cruciales. Permiten administrar equipos, delegar tareas y mantener una comunicación constante.

Incluso cuando trabajas codo a codo con tus colegas, los chats asincrónicos siguen siendo valiosos. Y si tu labor es remota, estos medios de comunicación se vuelven aún más indispensables.

• Buzón de sugerencias. En una organización ideal, debería haber un ambiente abierto al diálogo, donde expresar opiniones o quejas no suponga ningún problema. Lamentablemente, la realidad suele ser diferente. Aunque se esté trabajando para crear una organización con esas características, el cambio lleva tiempo. En el mientras tanto, un buzón de sugerencias puede ser de gran utilidad. Para que funcione de manera efectiva, debe ser de fácil acceso, ofrecer anonimato y tener el compromiso de la dirección de considerar realmente las propuestas recibidas.

• La intranet. el epicentro de la comunicación interna empresarial. Fomenta la participación activa y permite su gestión en tiempo real, proporcionando a tus colaboradores información actual y relevante. Cuando se utiliza de manera adecuada, esta herramienta fortalece el sentido de pertenencia a la organización y motiva a todos tus empleados.

• Redes sociales internas. Las organizaciones, durante su proceso de digitalización, están implementando plataformas de redes sociales internas y grupos de colaboración. Estas redes permiten un flujo ágil y flexible de comunicación, así como un intercambio inmediato de información y una escucha activa eficaz. La red social corporativa más utilizada es Yammer, gracias a su interfaz intuitiva y su adaptabilidad, lo que facilita que el intercambio de información sea continuo y fluido.

Cómo evaluar la efectividad de tu comunicación interna

¿Cómo medir el rendimiento de las comunicaciones internas? Existen dos tipos de indicadores clave muy efectivos: 

• Indicadores de actividad. Estos revelan la participación y reacciones de los empleados con respecto a las comunicaciones internas (como cantidad de correos enviados, tasas de apertura, clics en videos y notas en la intranet, entre otros)
• Indicadores de impacto en el negocio. Buscan generar un cambio en algún aspecto clave del negocio, como reducir la rotación de personal, mejorar el clima laboral, aumentar las ventas, entre otros.

Técnicas para evaluar la efectividad de la comunicación interna

• Sondeos instantáneos: permiten recopilar las ideas y emociones de las personas en forma de datos. Al ser respondidos de manera anónima, la información que se recaba es sincera, objetiva y fiable.

• El software de análisis te proporciona datos valiosos sobre el rendimiento de tus comunicaciones digitales. Estos insights te permiten identificar qué está funcionando bien y qué necesita mejoras. Al ver dónde tienes más tráfico y participación de los usuarios, así como dónde hay oportunidades de crecimiento, puedes tomar decisiones informadas para optimizar tu presencia online.

• Comparar tu rendimiento con el de tus competidores puede brindar información valiosa. Algunas Intranets permiten monitorear el desempeño en tiempo real, mostrando los puntajes de evaluación comparativa. Esto a su vez, permite conocer cómo se están desarrollando tus comunicaciones internas, la interacción entre las personas y si vas por el camino correcto. Como las comunicaciones internas son intangibles, es difícil ver su impacto y el retorno de esa inversión, por lo que es importante esforzarse en medir ese impacto y demostrar cómo aporta valor a la organización. Además, medir y evaluar ayuda a defender el presupuesto y proporciona retroalimentación sobre la efectividad de los esfuerzos realizados.