3 formas efectivas de Comunicación Interna en la empresa

La comunicación interna se ha vuelto cada vez más crucial en las estrategias empresariales. Dentro de tu organización, debes estar preparado para manejar diversos tipos de comunicación, ya sean herramientas tradicionales o innovadoras. No caigas en el error de pensar que transmitir mensajes de arriba hacia abajo, como de jefe hacia subordinado, será suficiente en entes empresariales dinámicos y cambiantes. Una buena comunicación debe ser bidireccional, permitiendo la respuesta y la interacción, pues de lo contrario perderías uno de los principales beneficios del proceso. La comunicación interna se puede clasificar en tipos, según la dirección de los mensajes. Conocer estas modalidades te ayudará a aplicar las herramientas más adecuadas para una, logrando así una auténtica cultura de comunicación en tu empresa, que abarque todas sus dimensiones.

Analiza cuidadosamente las diferentes formas de comunicación para fomentar una interacción laboral positiva con tu equipo. Entender y aplicar adecuadamente estas estrategias comunicativas para permitir establecer vínculos más sólidos y productivos con tus compañeros de trabajo.

1. Comunicación descendente

Este es el tipo de comunicación formal más utilizado a lo largo la historia. Parte de los altos mandos de la compañía y se extiende a diferentes niveles de la estructura jerárquica. Su propósito es comunicar instrucciones, metas u orientaciones de la organización. Para este estilo de comunicación, es clave elegir las herramientas adecuadas según lo que se desee transmitir y a quiénes se dirija. En el mundo empresarial, los medios de comunicación más utilizados son: el manual del empleado, las publicaciones institucionales (blogs, periódicos, boletines), las cartas al personal, las reuniones informativas, las entrevistas, los avisos en carteleras y los correos electrónicos grupales. 

Sin embargo, esta forma de comunicación vertical rígida se está volviendo obsoleta frente a los nuevos canales de comunicación y la cultura interactiva de las nuevas generaciones de trabajadores.

2. Comunicación ascendente

Los mensajes que fluyen desde los rangos inferiores hasta la alta gerencia son la comunicación ascendente. Esto permite que los trabajadores expresen sus ideas, sugerencias y retroalimentación sobre la comunicación descendente. Como destaca Peter Drucker, en las empresas basadas en el conocimiento, la experiencia reside en los niveles más bajos de la jerarquía, por lo que este canal de comunicación es para el progreso del negocio.

Entre las más comunes que se usan para fomentar este tipo de comunicación se encuentran: 

• Canal donde los empleados pueden dejar sugerencias
• Entrevistas personales 
• Intranet corporativa como slack 
• Correos electrónicos 
• Grupos de mejora continua 
• Reuniones regulares con todo el equipo

3. Comunicación de modalidad horizontal

La comunicación entre los miembros de la misma jerarquía en una empresa es fundamental. Tiende a ser más informal, basada en relaciones amistosas y de compañerismo. Cuando la empresa la fomenta, promueve la colaboración y el trabajo en equipo. Las herramientas más adecuadas incluyen reuniones departamentales, sesiones informativas, correo electrónico y redes sociales, así como encuentros entre diferentes áreas (comunicación horizontal). 

Actualmente, muchas de estas herramientas son electrónicas, lo que reduce costos y desdibuja las barreras entre los tipos de comunicación. Por ejemplo, un blog puede servir tanto para que los directivos informen novedades, como para que los empleados comenten o presenten reclamos. De igual forma, las redes sociales pueden usarse para construir conocimiento de manera colectiva entre jefes y subordinados, o para compartir información entre colegas.

Los beneficios de generar debates

Mantener una comunicación fluida dentro de la organización es fundamental para su funcionamiento eficaz. Cuando los empleados pueden interactuar con facilidad con sus colegas y líderes, aumenta la productividad, la eficiencia, la motivación y la cohesión de los equipos. Las empresas que implementan estrategias de comunicación adecuadas suelen registrar mayores rendimientos para los accionistas, mayor compromiso de los empleados y una menor rotación de personal. En definitiva, la comunicación interna es un pilar clave para el éxito empresarial.

 A continuación, te comentaremos algunas sugerencias para elaborar un plan de comunicación interna en la empresa: 

• Compartir y hacer accesible la información interna. Toda organización tiene su propia acumulación de conocimientos. Dominar los procedimientos, desde cómo redactar documentos para los clientes hasta otras rutinas, puede llevar tiempo. Es crucial capacitar de manera ágil a los trabajadores, incorporando estos procesos en la formación y elaborando guías internas de consulta.

• Asegurar que la misión y la visión sean claras y entendibles es fundamental. Todos los empleados deben conocer y comprender los objetivos generales de la organización para trabajar de manera efectiva. Los líderes deben dedicar tiempo a explicar los valores y la misión de la empresa, ya sea a través de programa de capacitación o mediante recordatorios constantes para los trabajadores. Cuando los colaboradores entienden y están alineados con los propósitos de la compañía, la comunicación entre ellos mejora significativamente.

• Fortalecer conexiones no se limita solo a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, sino que también debe incluir a los directivos. Los líderes que se toman el tiempo para conocer a sus empleados y están abiertos a escucharlos desarrollarán una comunicación más clara y fluida. Cuando los trabajadores sienten que sus gerentes los escuchan y comprenden sus inquietudes personales, es más probable que se sientan conectados, lo que se reflejará en la eficacia de su trabajo. 

• Mantener a los empleados informados es clave para fomentar un diálogo abierto y transparente. Esto se puede lograr a través de diversos canales de comunicación, como boletines internos, mensajes de correo electrónico al grupo corporativo WhatsApp o reuniones empresariales. Es importante alentar a los empleados a que compartan sus preguntas, comentarios e ideas sobre los temas que afectan a la comunicación. Cuando los empleados se sienten parte del presente y futuro de la compañía, es más probable que se comunique de manera efectiva y constructiva.

• Aprovechar aplicaciones en línea para gestionar proyectos es muy útil. Hay diversas opciones disponibles que facilitan la comunicación empresarial. Estas aplicaciones ayudan a llevar un seguimiento del avance de un proyecto, de modo que todo el equipo esté al tanto de las etapas pendientes. Si bien la interacción personal sigue siendo relevante, las herramientas en línea son de gran ayuda al ahorrar tiempo y registrar el trabajo realizado.

• Organizar reuniones fuera la oficina es una excelente manera de fortalecer los vínculos entre los empleados. Cuando el personal no se conoce personalmente, la comunicación se ve notablemente afectada. Programar celebraciones o actividades de trabajo en equipo puede promover una mayor participación y unión entre los colaboradores.

• Liderar con acción Comunicarse de manera clara, empática y segura es una destreza esencial para todo líder efectivo. Los empresarios entienden que dar el ejemplo al compartir, comentar, brindar retroalimentación y responder a las dudas, es la mejor forma de motivar a su equipo a hacer lo propio. En este sentido, lo ideal es mantener una política abierta con canales de comunicación accesibles.

• Eliminar las estructuras rígidas Muchas organizaciones descubren que las jerarquías obstaculizan la comunicación, por eso cada vez más están optando por eliminarlas. Una toma de decisiones más ágil y un liderazgo más cercano propician una comunicación fluida, lo que se traduce en resultados más ágiles y una mayor capacidad de adaptación a los cambios.