En la era actual, donde las conversaciones en línea se han convertido en una actividad social fundamental para construir comunidad y sociedad, es esencial que los planes de comunicación interna incluyan una gestión estratégica de los grupos primarios.
En las empresas, existe un círculo social fundamental conformado por cada trabajador, que generalmente incluye a un jefe o líder y a sus colegas. Estos grupos suelen estar integrados por entre 3 y 12 personas que pertenecen a una misma área o sección dentro de la organización.
Estos grupos de trabajo inicialmente no se consideran primarios, pero con el tiempo se convierten en tales, debido al fortalecimiento de los vínculos, influencia social y el compromiso emocional. La visión que cada tiene de la organización está principalmente determinada por este primer sistema organizativo a pequeña escala.
¿Cómo se pueden fortalecer estos vínculos básicos? Estos lazos sociales fundamentales fomentan un ambiente laboral óptimo, donde la confianza y el conocimiento personal impulsan la acción grupal.
En este contexto, se crean pequeñas redes de apoyo que potencian los talentos individuales, reducen las debilidades, incrementan la productividad y mejoran los sistemas de resolución de problemas. Son estructuras sociales que fluidifican la comunicación, permiten el entendimiento de objetivos comunes personales, y estimulan el desarrollo de cada miembro del equipo. La interacción recurrente y eficaz de sus integrantes facilita la dinámica social y la cohesión de estos grupos. Aunque la organización no se enfoca principalmente en llevar a cabo reuniones, estas instancias permiten supervisar, consolidar y administrar al equipo principal.
La reuniones habituales, uno de los ejes fundamentales del grupo primario
En un grupo primario es fundamental el contacto personal y el vínculo emocional entre sus miembros. Es crucial que el equipo tenga un espacio de reunión donde compartan sus logros y áreas de mejora, se informen sobre los acontecimientos estratégicos (comunicación descendente) y cotidianos (ascendente) de la empresa.
Deben ser un lugar donde se conozcan los avances y dificultades de los proyectos en curso, y se asuman compromisos a corto y largo plazo. Las reuniones también sirven para que los compañeros se conozcan, aprendan unos de otros, entrenen el liderazgo y compartan sus percepciones sobre la organización.
La posibilidad de retroalimentación continua es la clave para obtener grandes resultados. Estos espacios deben establecerse en los niveles, desde la alta dirección hasta los equipos operativos. Para que las reuniones fortalezcan significativamente a los grupos primarios, deben bien organizadas, estructuradas y relacionadas con los principios de la empresa.
Sugerencias para las reuniones de equipo
La simplicidad de la reunión puede facilitar el logro de sus metas. Enfoques de comunicación interna, para la gestión de proyectos, permiten un manejo eficaz a través de reuniones breves y efectivas, principalmente diarias y semanales. Tenga en cuenta estos consejos:
- Armoniza lo objetivos de las reuniones grupales con la estrategia y los valores de la empresa. Asegúrate de que los propósitos de estos encuentros se alinean perfectamente con dirección general y las creencias fundamentales de la organización.
- Reúnanse brevemente una vez a la semana para discutir temas importantes de manera eficiente.
- Dediquen de una a dos horas semanales a esta tarea.
- Crear ambientes que ofrezcan la comodidad y privacidad requeridas. Alejarse del entorno laboral es beneficioso y facilita la concentración en las metas.
- Elaboren un registro de la sesión que incluya los puntos a tratar, las actividades llevadas a cabo y los compromisos establecidos con una fecha aproximada de finalización. Compartan este documento con los líderes y verifiquen que se ponga en práctica.
- Asigna funciones definidas para cada reunión: un coordinador (que confirma la hora y lugar, envía la invitación y la agenda, recuerda los objetivos, modera y controla el tiempo), un lector y un encargado de redactar el acta. El líder es un rol establecido de antemano.
- Procuren que las reuniones fomenten una participación activa, con aportes y retroalimentación, donde se transmitan valores y comportamientos fundamentales, y se prioricen los temas clave. Compartan y presten atención a las observaciones sobre el deempeño del equipo, los obstáculos y los factores motivadores de la gestión.
- Mantengan un registro detallado de las reuniones y compartan la agenda con anticipación. Y algo fundamental, muestren interés y fomenten el intercambio de ideas sobre temas personales, permitiendo que miembros del equipo se conozcan mejor.
Los grupos primarios emergen como pilares fundamentales en toda estrategia de comunicación interna efectiva. Estos fomentan la unión, refuerzan la identidad de la organización y crean un ambiente de colaboración auténtica. Esto no solo mejora la circulación de información, sino que también cultiva un sentimiento de pertenencia objetivo común entre los trabajadores. Al invertir en la construcción y el apoyo de estos grupos, las organizaciones pueden no solo mejorar su productividad y eficiencia, sino también promover un clima laboral positivo y resiliente.
Belén Stettler, oriunda de Río Gallegos, Santa Cruz, Argentina, cuenta con 35 años y es Licenciada en Ciencias de la Comunicación Social por la Universidad de Buenos Aires (UBA). A lo largo de sus 13 años de trayectoria en comunicación política, ha trabajado como consultora en Buenos Aires, especializándose en estrategia, investigación y comunicación directa. Ha dirigido equipos de comunicación en diversas campañas. Su experiencia incluye roles importantes en la Obra Social del Personal de Seguridad Pública de Buenos Aires, la Vicejefatura de Gobierno de Buenos Aires, Claves Creativas, Ford Argentina y AkzoNobel, iniciando su carrera en Grupo Suessa Organización Empresaria.
