La pandemia dejó lecciones en cuanto a gestionar equipos. La necesidad de reunirse o “reunionitis” como la han llamado toma nuevas dimensiones y los encuentros tienden a ser más eficientes y productivos.
La pandemia del Covid generó que las organizaciones y personas en todo el mundo deban volcarse en un 100% a la tecnología, por el hecho de no poder reunirse presencialmente. Todos han aprendido a usar Zoom, Meet y otras aplicaciones para poder armar reuniones en linea.
En marzo de 2020 la plataforma Zoom fundada por el chino Eric Yuan fue el gran éxito económico de la pandemia, llegando a valer el doble que la red social X (Twitter en ese momento). De un mes a otro quintuplicó sus usuarios y era una de las palabras más mencionadas en todas las casas: para el trabajo, la escuela, las reuniones sociales y hasta para soplar la velita en los cumpleaños.
Y esa costumbre post pandemia, con la vuelta a la presencialidad o semipresencialidad, quedó arraigada. No tanto a nivel social sino en el ámbito corporativo. Y a esta altura se supone que todo el mundo debería ser experto en su uso. Sin embargo, no todos respetan las reglas y hacen un buen uso de la plataforma con ciertos vicios como no encender la cámara, estar haciendo otras cosas a la vez, etc.
Las desventajas de las reuniones remotas:
La Comunicación no Verbal queda reducida al mínimo porque solamente se ve el rostro.
Puede haber interrupciones familiares.
Agotamiento de preguntas como el “¿se escucha”?, “¿se cortó”.
Hay personas que mantienen la cámara apagada en pos de mejor conexión y se pierde mucho de la comunicación.
No es bueno mirarse mucho a la cara: dicen los expertos que señales de enojo pueden potenciar este sentimiento.
Las reuniones por zoom son más agotadoras que las presenciales: estudios fisiológicos lo han comprobado. Hay trabajos que hablan de un sindrome llamado “fatiga de zoom” que genera mayor cansancio, irritabilidad y dolores corporales.
Consejos para una gestión de reuniones remotas en forma más eficiente:
Tiempo. Por todo esto, se debe crear una cultura de la reunión eficiente, breve, con temario definido y con la utilización de los 40 minutos que proporciona zoom (aunque tengamos el Premium). Los expertos señalan que entre 30 y 60 minutos es el tiempo ideal y que si el encuentro se extiende más se desvirtúan los temas.
Organización. Las reuniones bien organizadas generan un efecto positivo en el equipo: estimulan, levantan la moral y dan a cada uno de los asistentes una inyección para volver al trabajo con las ideas renovadas y ordenadas.
No hay que perder el tiempo. Cuando el participante siente que ha perdido su tiempo, que no ha sido escuchado, que no se lleva ninguna idea clara, la sensación es de frustración total lo que repercute en el mal desempeño de las tareas.
Roles. Hay que asignar a cada uno un rol en la reunión y preguntarse para qué está presente en la misma. No conviene sumar participantes sin sentido. Uno de ellos debe ser el encargado de tomar los apuntes y hacer un memo de la misma para distribuirlo entre todos los presentes.
Es bueno que esa asignación de roles sea rotativa para que todos puedan sentirse útiles y no queden miembros del equipo marginados a meros espectadores.
¿Es necesaria? Conviene ir un paso antes y preguntarse si es necesaria la reunión, si se puede solucionar con un llamado, Whatsapp o email copiando a todos los involucrados. Se estima que solo en Estados Unidos se celebran 56 millones de reuniones diarias.
Los expertos en productividad laboral aconsejan también decir que no a ciertas reuniones en donde se cree que uno no es necesario o que con un memo de la misma alcanzará.
Decir que no. Tampoco es bueno tener reuniones todos los días, conviene dejar algunos libres en la agenda semanal para poder concentrarse de lleno en el trabajo y no afectar la productividad.
Reivindicar a las llamadas telefónicas. Quizás no es necesario activar una reunión virtual sobre todo entre dos personas y se puede retomar la costumbre de hablar por teléfono que hoy, por el uso frecuente de Whatsapp está quedando prácticamente olvidada.
Hacer seguimiento. Dentro de los roles que se hablaron previamente debe haber una persona encargada de saber qué tarea se le asignó a cada una de las personas participantes y hacer un seguimiento con fechas de entrega acordadas con antelación.
Cuidado con ser severos en la autocrítica en las reuniones remotas:
Los estudios dicen que el hecho de estar mirándose todo el tiempo a la cara en una reunión remota puede generar mayor agotamiento como antes se mencionó.
La autocrítica se torna mucho más exigente porque la propia imagen se está viendo en pantalla todo el tiempo y esto genera mayor inseguridad e incomodidad. El aspecto, la ropa, la luz, todo puede jugar en contra si no lo tenemos dominado.
