La hoja electrónica o de cálculo puede subdividirse formando ventanas, que permiten gestionar la información que aparece en la pantalla, de tal modo que pueden verse al mismo tiempo cuadrículas muy apartadas una de otra. Al trabajar con tanta información siempre existe el peligro de que una parte se destruya. Como prevención, se pueden proteger celdas, grupos de celdas, filas y columnas, de forma que, si en algún momento se quiere cambiar su valor, se deberán desproteger previamente. La hoja electrónica dispone de toda una serie de funciones que permiten eliminar los trabajos repetitivos. Por ejemplo, pueden copiarse filas, columnas, grupos de cuadrículas, o una cuadrícula de una zona de la hoja electrónica a otra. Una vez efectuado el trabajo deseado, la hoja electrónica permite imprimirlo y guardarlo en memoria.
Bases de datos
Creado ya el fichero, la base de datos permite interrogarlo, es decir, establecer criterios de selección y operar con los registros que cumplen dicha selección. También consta de funciones para ordenar los registros según uno o varios de sus campos, copiar un fichero o parte de él en otro, etcétera. Pongamos por caso que nos interese obtener, del fichero que hemos construido, solamente un listado de los alumnos de primer curso, después de los de segundo y luego de los de tercero, con sus nombres y domicilios. Podemos obtener esta documentación a través de la función de selección de la base de datos, a la que solamente hay que indicarle la clave mediante la cual haremos la selección, que en los tres casos será los tres primeros caracteres del campo «código del alumno». En el primer caso se seleccionarán los alumnos cuyo código empiece por PRI, en el segundo los que empiecen por SEG y en el tercero aquellos que empiecen por TER.
Podemos obtener también un listado de los alumnos con la correspondiente nota media de una asignatura o un gráfico de pastel con el porcentaje de alumnos de un curso que ha suspendido cero, una, dos o más de tres asignaturas. Este ejemplo práctico descrito es solamente una pequeña muestra de lo que se puede hacer con una base de datos, porque pueden montarse grandes estructuras de ficheros con sus registros relacionados entre sí, y obtener toda una serie de datos que de otro modo sería muy difícil conseguir. Si suponemos que la base de datos de que se dispone forma parte de una aplicación que tiene los cuatro apartados tantas veces citados, podríamos construir con el procesador de textos una carta a cada uno de los padres de los alumnos, a la cual añadiríamos el nombre del alumno y sus notas.
Gráficos y tablas
Los gráficos sirven para resumir en un dibujo toda una serie de datos que, presentados solos, resultan fríos y poco expresivos. Pensemos en un fabricante al que le interesa saber el efecto sobre sus ventas de un incremento del presupuesto de publicidad. Las cifras pueden calcularse mediante la hoja electrónica y se pueden tener sobre el papel, pero están presentadas de manera que son difíciles de comprender. Por esta razón, el fabricante puede optar por obtener estos datos de una manera mucho más explícita y fácil de asimilar, o sea, a través de una representación gráfica. Esta representación gráfica puede efectuarse de muchas maneras, como gráficos de barras, gráficos de pastel y gráficas discretas.
Para trazar los gráficos de barras basta con definir una variable vertical (que será la altura de la barra) y que normalmente es la variable principal, y una o varias horizontales, según los datos que se quieran representar. Si queremos visualizar la altura media de los individuos de España, México, Argentina y Estados Unidos, elegiremos como variable vertical la altura media y como horizontales los cuatro países indicados. Para realizar un gráfico de pastel se subdivide una circunferencia en partes proporcionales a las frecuencias relativas de cada variable, de tal modo que la circunferencia completa represente el total o el cien por cien de los datos. Supongamos que los votos totales en unos comicios son de 3 000 000, y que el partido A ha obtenido 1000 000, el partido B 200 000, el partido C 500 000, el partido D 900 000, el partido E 300 000 y 100 000 votos han sido anulados. Estos datos pueden representarse mediante un gráfico de pastel. Para realizar una gráfica discreta es suficiente con escoger dos variables, una para el eje vertical y otra para el horizontal; la aplicación representará los diversos valores a la escala apropiada y lo dibujará en la pantalla o lo imprimirá en el papel. Para representar en una gráfica discreta el índice del coste de la vida, hay que escoger como variable vertical los incrementos mensuales de dicho índice y como variable horizontal los doce meses del año.
Un gráfico no sólo puede integrarse con la hoja electrónica, sino también con la base de datos.
Del fichero que hemos creado al describir la base de datos, podemos obtener unos datos estadísticos de los alumnos y expresarlos gráficamente. Podemos obtener una gráfica discreta de notas medias por alumno y por curso; también podemos obtener una gráfica de barras de notas medias por asignatura y por curso; y finalmente, podemos hacer una gráfica de pastel con los alumnos de cada curso que no han suspendido ninguna asignatura, los que han suspendido una, dos y tres o más asignaturas. Con estos datos, convenientemente dispuestos, se pueden asimismo generar tablas que resuman dicha información.
Belén Stettler, oriunda de Río Gallegos, Santa Cruz, Argentina, cuenta con 35 años y es Licenciada en Ciencias de la Comunicación Social por la Universidad de Buenos Aires (UBA). A lo largo de sus 13 años de trayectoria en comunicación política, ha trabajado como consultora en Buenos Aires, especializándose en estrategia, investigación y comunicación directa. Ha dirigido equipos de comunicación en diversas campañas. Su experiencia incluye roles importantes en la Obra Social del Personal de Seguridad Pública de Buenos Aires, la Vicejefatura de Gobierno de Buenos Aires, Claves Creativas, Ford Argentina y AkzoNobel, iniciando su carrera en Grupo Suessa Organización Empresaria.
